Seis razones para contratar una centralita virtual

En los últimos años han proliferado las ofertas de centralita virtual y se han hecho cada vez más competitivas. Esto es así por que el entorno lo ha favorecido: la tecnologia voip ha madurado y se ha vuelto sumamente estable, ha mejorado la disponibilidad, calidad y precio de la fibra de acceso a Internet, y por que los usuarios demandan cada vez mayores funcionalidades (movilidad, integracion con aplicaciones, etc) por un coste razonable.

Pero, ¿cuáles son los beneficios que puede aportarme a mi y para mi empresa? Hemos intentado dar respuesta con seis motivos principales.

1) Mínima inversión

En una centralita virtual, la unica inversión necesaria para la empresa son los terminales o teléfonos voip, dado que el resto de infraestructura necesaria la suministra el proveedor como un servicio. En algunos casos incluso los teléfonos pueden alquilarse si se desea. También es cierto que los costes de dichos terminales han ido bajando últimamente, encontrandose modelos de buena calidad bien por debajo de los 100€.

2) Menores costes fijos

Normalmente la centralita virtual se comercializa con un coste mensual por extensión. Son costes relativamente bajos, y pueden incluir una tarifa plana de llamadas. Además, las llamadas entre extensiones (diferentes terminales internos), no tienen coste, aunque sean entre diferentes sedes de la empresa (que pueden estar ubicadas en diferentes paises o continentes, por supuesto).

3) Máxima movilidad y flexibilidad

Los terminales telefónicos pueden reubicarse facilmente. Si el usuario se mueve dentro de la oficina, simplemente debe llevarse el teléfono con él (por ejemplo en caso de una redistribución interna). Tambien pueden cambiarse entre diferentes sedes o sucursales, si mas que mover el terminal. Por otro lado, un mismo usuario podria tener servicio en varios terminales a la vez, que pueden ser por ejemplo su movil, un softphone (aplicacion en el ordenador), y su terminal de sobremesa.

4) Funcionalidades avanzadas

Una centralita virtual puede disponer de funcionalidades avanzadas que hasta ahora estaban relegadas a las grandes empresas que disponian de un generoso presupuesto IT. Entre estas funcionalidades las más habituales son: un sistema de recepcionista automática con IVR, música en espera, sistema de recepción de llamadas por colas y agentes (ACD), gestión de llamadas entrantes segun fecha y hora, buzon de voz, grabación de llamadas, integración CTI (con PC),  etc.

5) Fiabilidad y seguridad

Los sistemas de centralita virtual estan alojados en instalaciones pensadas para albergar sistemas críticos IT (los Datacenters). En estos, por tanto, existen todas las medidas físicas y lógicas para garantizar la fiabilidad, disponibilidad, seguridad, y calidad del servicio.

Hoy en dia, el único punto debil de la solución reside en el acceso a Internet requerido en la oficina para acceder al servicio. Pero incluso en caso de caida (que no son habituales), se pueden encontrar soluciones para limitar el problema; como desviando las llamadas a otro teléfono o movil, en caso de fallo de esa linea. En cualquier caso, la llamada llegará al sistema, que podra recibirla con un mensaje de bienvenida, para intentar luego transferirla a un segundo teléfono o movil, y si no fuera posible escogiendo un mensaje del cliente que podria enviarse a posteriori por mail.

6) Gran Escalabilidad

Lo realmente singular de la propuesta de centralita virtual es que ofrece todas las ventajas descritas tanto a pequeñas como grandes empresas. Se puede contratar el servicio desde una única extensión, hasta cientos de ellas. Además, el proceso de ampliación o de reducción es muy sencillo; el servicio puede empezar con unas pocas extensiones y irse ampliando en caso necesario, o bien reducirse cuando el negocio ya no lo requiera. Es decir, se adapta completamente a los altos y bajos del mercado.

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